SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG TỔNG HỢP

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG TỔNG HỢP

 

QUY ĐỊNH

Mã số tài liệu

Lần ban hành

Ngày có hiệu lực

Trang

:QĐ551-01/VTĐ

: 01

: 15/5/ 2011

: 1/ 15

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG 

NHIỆM VỤ PHÒNG TỔNG HỢP

VIỆN THỦY ĐIỆN VÀ NĂNG LƯỢNG TÁI TẠO

iISO 9001:2008

 

 

     NGƯỜI VIẾT

PHẠM THỊ HOÀI

 

 

 

 

 

 

Ngày

 

Ký tên

    XEM XÉT

 PHẠM VĂN TOÀN

 

 

 

 

 

 

Ngày

 

Ký tên

PHÊ DUYỆT

 NGUYỄN VŨ VIỆT

 

 

 

 

 

 

Ngày

 

Ký tên

THEO DÕI SỬA ĐỔI

TT

Ngày có hiệu lực

 

Nội dung sửa đổi

 

Số Y/C

1

15/5/2011

Ban hành lần đầu

-/-

2

 

 

 

3

 

 

 

4

 

 

 

5

 

 

 

 

1. MỤC ĐÍCH

Quy định chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí cán bộ nhân viên phòng  Tổng hợp

2. NỘI DUNG

2.1 Sơ đồ tổ chức:

Organization Chart

 

2.2 Chức năng, nhiệm vụ các vị trí:

2.2.1 Trưởng phòng .

a. Nhiệm vụ:  Giúp Viện trưởng tổ chức, quản lý, phân công, điều hành cán bộ công nhân viên trong phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ theo yêu cầu và kế hoạch của Viện theo chức năng nhiệm vụ của Phòng.

+ Quản lý, điều hành chung các công việc của Phòng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Viện và trước pháp luật về công tác chung của Phòng;

+ Trực tiếp xử lý và giao cho các phó trưởng phòng xử lý các công văn, văn bản từ ban lãnh đạo viện và các đơn vị trực thuộc Viện yêu cầu giải quyết;

+ Tham mưu cho lãnh đạo Viện thực hiện theo Pháp luật về công tác cán bộ, viên chức và người lao động;

+ Chủ trì xây dựng quy chế tuyển dụng và đào tạo, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho  cán bộ, viên chức và người lao động của Viện theo quy định của pháp luật;

+ Phụ trách công tác tổ chức, nhân sự,  thông tin, hoạt động khoa học, đấu thầu, kế hoạch, thi đua khen thưởng của Viện;

+ Tham mưu giúp lãnh đạo Viện, trực tiếp soạn thảo những quyết định và văn bản liên quan đến công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cán bộ lãnh đạo của Viện, thuyên chuyển công tác của cán bộ viên chức của Viện;

+ Thường trực các hội đồng: Hội đồng lương, tuyển dụng cán bộ, tuyển dụng biên chế, Đào tạo, Khoa học công nghệ, hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật... và Ban chỉ đạo thực hiện những công việc của Viện khi được phân công;

+ Tổ chức phê duyệt, đánh giá nghiệm thu các đề tài dự án được cơ quan quản lý uỷ quyền;

+ Phụ trách công tác đánh giá cán bộ hàng năm theo quy định;

+ Lập kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho CBCNV của Viện. Đề xuất, trình lãnh đạo Viện cán bộ của Viện đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chính trị, tham quan học hỏi kinh nghiệm trong và ngoài nước;

+ Kiểm tra nội dung và ký kiểm tra tất cả các công văn, văn bản, giấy tờ, hợp đồng... liên quan đến các nhiệm vụ về tổ chức, quản lý cán bộ, KHCN và kế hoạch mà phòng KHTH soạn và trình ban lãnh đạo Viện ký duyệt;

+ Kiểm tra, thụ lý các hồ sơ về nhân sự như: Hồ sơ xin việc, hồ sơ xin Ký HĐLĐ các loại, xem xét các hồ sơ xin thôi việc, hồ sơ xin đi học... trước khi trình ban lãnh đạo Viện duyệt;

+ Quản lý và thực hiện các hoạt động về thông tin của Viện, thông báo ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo Viện. Quản lý và theo dõi hoạt động khoa học của Viện;

+ Tổ chức cán bộ thực hiện công việc lập hồ sơ đấu thầu các dự án theo sự phân công của Ban lãnh đạo Viện;

+ Xây dựng Phòng theo đúng định hướng phát triển Viện trong từng thời kỳ; đảm bảo hoàn thành tốt các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ của Phòng.

 

b. Quyền hạn:

+ Bố trí phân công công việc cho cán bộ phù hợp với từng chức trách định biên đã xây dựng cho Phòng;

+ Đề nghị tuyển chọn, đề bạt, thuyên chuyển cán bộ trên cơ sở đề xuất của phụ trách các bộ phận;

+ Xây dựng Phòng: có ý thức tổ chức kỷ luật và trách nhiệm trong công tác; thường xuyên học tập nâng cao trình độ; chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; thực hiện nghiêm chỉnh các nội quy, quy chế của Viện; giữ gìn và bảo vệ của công; bảo vệ bí mật Nhà nước cũng như của Viện, của Phòng;

+ Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV trong Phòng;

+  Thực hiện các công việc khác do Ban lãnh đạo Viện giao;

+ Ký thừa lệnh ban hành các văn bản nội bộ trong phạm vi các nhiệm vụ được giao sau khi sự đồng ý của lãnh đạo Viện. Ký thừa lệnh các giấy đi đường, giấy giới thiệu cho các Cán bộ viên chức của Viện. Xác nhận lý lịch cán bộ của Viện. Ký xác nhận sao y bản chính các văn bản của có dấu đỏ của Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo;

c. Báo cáo: Báo cáo Viện trưởng, Phó viện trưởng trực tiếp phụ trách về hoạt động của Phòng theo định kỳ.

d. Yêu cầu vị trí:

- Là Chuyên viên hoặc tương đương trở lên.

- Bằng cấp chuyên môn: Trình độ đại học trở lên, phù hợp với nhiệm vụ được giao.

- Có một ngoại ngữ thông dụng trình dộ B trở lên.

- Đào tạo: Được đào tạo thêm về quản lý hành chính, quản lý kinh tế, đào tạo nâng cao chuyên môn ở trong nước và nước ngoài.

- Kinh nghiệm: Hoạt động đúng chuyên môn tối thiểu 5 năm. Có hiểu biết về các hoạt động của phòng và của Viện, được mọi ngườitín nhiệm.

2.2.2  Các Phó trưởng phòng:

a.Nhiệm vụ, quyền hạn:

*Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị:

- Phó trưởng phòng phụ trách hành chính là người giúp việc trực tiếp cho Trưởng phòng về toàn bộ công tác hành chính quản trị, trực tiếp giải quyết, thực hiện, điều hành toàn bộ công việc liên quan đến hành chính quản trị của Viện. Chủ động giải quyết các công việc của phòng khi Trưởng  phòng uỷ quyền;

-  Phụ trách, giải quyết toàn bộ công việc liên quan đến hành chính, quản trị của Viện như: Bố trí phòng họp, cắt cử cán bộ phục vụ phòng họp; các thủ tục tiếp khách của Viện. Phụ trách, kiểm tra công việc hành chính, phục vụ, nhà bếp, điều hành xe của Viện.... Ký xác nhận các chi phí, tạm ứng trình Ban lãnh đạo phê duyệt các khoản liên quan đến công việc được phân giao;

- Điều hành, phân công, quản lý sử dụng xe ô tô, kiểm sóat, ký phụ trách phòng, kiểm tra  tất cả các thanh tóan, tạm ứng, giấy báo nợ… liên quan đến sử dụng xe ô tô;

-Quản lý, điều hành công việc của Tổ nhà ăn, bảo vệ, lái xe và hành chính. Ký, đề xuất, đề nghị xếp loại lương hàng tháng đề nghị ban lãnh đạo Viện phê duyệt cho các cán bộ thuộc bộ phận hành chính quản trị;

-Quản lý, sử dụng con dấu của Viện theo qui định về công tác văn thư lưu trữ và quản lý sử dụng con dấu của Viện và các qui định hiện hành của nhà nước;

-Kiểm tra nội dung và ký kiểm tra tất cả các công văn, văn bản, giấy tờ, hợp đồng... liên quan đến hành chính quản trị do phòng Tổng hợp soạn và trình ban lãnh đạo Viện ký;

-Lưu trữ, quản lý, phân công cán bộ của phòng chuyển công văn, giấy tờ, các văn bản tài liệu của Viện tới các đơn vị trong Viện và các đơn vị ngoài;

-Tiếp nhận, lưu giữ, bảo quản két lưu giữ các tài liệu, văn bản, giấy tờ gốc của Viện: Quyết định thành lập Viện,  giấy phép hoạt động điện lực, hoạt động khoa học công nghệ của Viện, các văn bằng chứng chỉ (Chứng chỉ hành nghề các loại của cán bộC, chứng nhận học qua lớp bồi dưỡng, bằng gốc (đại học, thạc sỹ...);

-Quản lý, phụ trách mạng điện thoại nội bộ, máy fax, mạng Internet của Viện, điện thắp sáng;

-Hướng dẫn các thủ tục cho các cán bộ, viên chức và người lao động của Viện đi công tác;

-Trực tiếp giải quyết và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Viện và pháp luật các công việc của phòng khi Trưởng phòng  đi vắng;

-Tham gia quản lý đầu tư và xây dựng của Viện;

-Tham gia xây dựng kế hoạch trình Viện trưởng và phối hợp thực hiện công tác sửa chữa xây dựng nhỏ khi được duyệt;

-Tham gia quản lý và thực hiện mua sắm các thiết bị, tài sản phục vụ công tác quản lý của Viện;

-Thường trực các hội đồng xét duyệt sửa chữa nhỏ, thanh lý tài sản của Viện và kiểm kê tài sản hàng năm của Viện.

-Quản lý công tác sửa chữa nhỏ của Viện;

-Quản lý toàn bộ trang thiết bị, tài sản được Viện giao cho Phòng sử dụng;

-Thực hiện các công việc lễ nghị, khánh tiết, hiếu, hỷ cho các cán bộ của Viện theo quy định của Viện;

-Phụ trách, giải quyết các công vịêc liên quan đến các vấn đề hòng chống cháy nổ của cơ quan, công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh quốc phòng của Viện;

-Ký thừa lệnh và chịu trách trước ban lãnh đạo Viện về ban hành các văn bản nội bộ trong phạm vi hành chính quản trị khi được sự đồng ý của lãnh đạo Viện. Ký thừa lệnh các giấy đi đường, giấy giới thiệu cho các Cán bộ viên chức của Viện.  Ký xác nhận sao y bản chính các văn bản có dấu đỏ của Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo;

            b .Yêu cầu vị trí:

- Là Chuyên viên hoặc tương đương trở lên.

- Bằng cấp chuyên môn: Có trình độ phù hợp với nhiệm vụ được giao.

- Có một ngoại ngữ thông dụng trình độ B trở lên.

- Có kinh nghiệm trong công tác hành chính quản trị của Viện tối thiểu 5 năm.

- Được đào tạo thêm về quản lý hành chính; Có hiểu biết về các hoạt động của Viện và Phòng.

- Có uy tín trong đơn vị được cán bộ trong phòng tín nhiệm.

2.2.3. Các tổ, bộ phận, chuyên viên

2.2.3.1. Bộ phận quản lý nhân sự và thông tin lưu trữ

* Trưởng bộ phận (01 người):  Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Trưởng phòng .

 Nhiệm vụ:

- Thực hiện triển khai công tác nhân sự của Viện, cụ thể như sau:

+ Thực hiện công tác quản lý lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động theo sự phân cấp của Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam.

+ Lập, theo dõi công tác  nhân sự của Viện: Làm các thủ tục về tuyển cán bộ, ký hợp đồng lao động, tính tóan các chế độ liên quan của người lao động (nghỉ đẻ, ốm đau, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội, công đoàn phí, …) theo qui định của Viện Thủy điện, Viện KHTLVN và các qui định hiện hành của nhà nước.

+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ lý lịch cán bộ Viện theo đúng qui định.

+ Đăng ký khám chữa bệnh bằng bảo hiểm, lấy và phát thẻ BHYT cho CBCNV của Viện.

- Theo dõi và triển khai thực hiện công tác thi đua, các danh hiệu thi đua, các giải thưởng thi đua của Viện;

- Thư ký hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật của Viện;

- Quản lý  lưu trữ thư viện, công tác lưu trữ của Viện;

- Ký xác nhận các chi phí liên quan đến ngoài giờ cho cán bộ chuyên viên của bộ phận quản lý thông tin và quản lý nhân sự;

- Đề nghị lãnh đạo phòng kiến nghị với Ban lãnh đạo Viện tăng lương, giảm lương, tăng thưởng (nếu có) cho các cán bộ của bộ phận quản lý;

- Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của trưởng Phòng và ban lãnh đạo Viện;

- Báo cáo với Trưởng phòng (định kỳ hoặc đột xuất) về những công việc mình phụ trách và những công việc trong nội bộ có liên quan, chủ động bàn bạc đề xuất các biện pháp thực hiện thích hợp nhằm giải quyết tốt hơn các nhiệm vụ được giao.

            Yêu cầu: Tốt nghiệp đại học, có kinh nghiệm tối thiểu 4 năm và đã từng tham gia công việc quản lý nhân sự; Được đào tạo thêm về quản lý nhân sự; Có hiểu biết về các hoạt động của Viện và Phòng. Có uy tín trong Phòng

* Chuyên viên thực hiện công tác nhân sự (1-2 người):

Nhiệm vụ:Chịusự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Trưởng phòng Tổng hợp, và Trưởng bộ phận  phụ trách nhân sự và thông tin;

- Cùng với Trưởng bộ phậnthực hiện công tác HĐLĐ, các chế độ của người lao động:  Nghỉ đẻ, ốm đau, bảo hiểm, thôi việc...;

- Thực hiện các công việc liên quan đến thi đua khen thưởng;

- Tạm ứng và làm các thủ tục giấy tờ,vé, thanh tóan tiền tạm ứng cho Ban lãnh đạo Viện đi công tác và các giao dịch khác của BLĐ; hàng tháng làm và phát lương cho phòng TH.

 - Hàng quí tính tìên điện, nước và làm thông báo nợ cho các đơn vị của Viện;

- Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của Phụ trách phòng và Trưởng bộ phậnquản lý.

Yêu cầu:Tốt nghiệp đại học, Được đào tạo thêm để phù hợp với vị trí.

*Chuyên viên quản lý thông tin lưu trữ(01 người): Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Trưởng phòng TH, và Trưởng bộ phận phụ trách nhân sự và thông tin.

Nhiệm vụ:

- Quản lý, quản lý các trang thiết  bị, tài liệu của Viện tại thư viện và phòng đọc của Viện theo đúng quy định;

- Cấp phát số hiệu các đề tài dự án theo quy định;

- Lưu trữ kết quả nghiên cứu; các sản phẩm tư vấn của các đề tài dự án do Viện thực hiện;

- Theo dõi, kiểm soát tiến độ, quy định cụ thể như sau: nhận bài viết từ các cá nhân và đơn vị gửi bài; chuyển cho cán bộ thẩm định; Nhận góp ý từ chuyên gia thẩm định và chuyển cho cán bộ, đơn vị có bài chỉnh sửa theo góp ý (nếu có); Trình lãnh đạo Viện phụ trách Khoa học công nghệ kiểm duyệt; gửi bài viết Ban Biên tập Tạp chí KH&CN Thuỷ lợi của Viện KHTLVN; Theo dõi đăng bài và nhận lại tạp chí có bài đăng cho đơn vị, cá nhân đăng bài (nếu được đăng); Cập nhật bài được đăng, lưu trữ và làm cơ sở cho bình xét thi đua khen thưởng; tăng lương trước hạn và xem xét giao thực hiện đề tài, dự án những năm sau;

- Tham gia công tác quảng cáo tiếp thị; hội thảo, hội chợ, triển lãm KHCN;

- Thực hiện đăng ký bản quyền sáng chế, đăng ký sở hữu công nghiệp, đăng ký chất lượng các sản phẩm khoa học công nghệ thuộc Viện;

- Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của Phụ trách phòng và Trưởng bộ phậnquản lý;

- Báo cáo với Trưởng phòng và Trưởng bộ phận về những nhiệm vụ được giao.

            Yêu cầu: Tốt nghiệp Đại học, Được đào tạo thêm để phù hợp với vị trí.

2.2.3.2 Bộ phận quản lý Khoa học công nghệ và kế hoạch

Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Trưởng phòng.

*  Chuyên viên quản lý khoa học  công nghệ và đào tạo (01 – 02  người):

Nhiệm vụ:

- Lập báo cáo định kỳ về các hoạt động khoa học công nghệ của Viện;

- Thống kê, lập cơ sở dữ liệu, lập các mẫu biểu về hoạt động KHCNcủa Viện hàng quý, hàng năm giúp cho quản lý của Viện và các cấp, ngành có liên quan;

- Giúp việc cho lãnh đạo Viện, Chủ nhiệm các đề tài, dự án thực hiện các thủ tục pháp lý của các đề tàidự án, Quản lý hồ sơ pháp lý của các đề tài, dự án;

- Thực hiện đăng ký bản quyền sáng chế, đăng ký sở hữu công nghiệp, đăng ký chất lượng các sản phẩm khoa học công nghệ thuộc Viện;

- Theo dõi và triển khai thực hiện các giải thưởng khoa học công nghệ của Viện;

- Lập hồ sơ đấu thầu đề tài, dự án Viện tham gia và  các thủ tục có liên quan;

- Theo dõi, cập nhật, quản lý và lập các hồ sơ pháp lý, kỹ thuật có liên quan đến xây dựng, sửa chữa của Viện thực hiện;

- Theo dõi, quản lý, làm các thủ tục cho các cán bộ tham gia đào tạo của Viện;

- Thảo các văn bản có liên quan thực hiện đề tài dự án;

- Thực hiện các thủ tục về tổ chức phê duyệt, đánh giá nghiệm thu các đề tài dự án được cơ quan quản lý uỷ quyền;

- Lập kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ cho CBCNV của Viện. Đề xuất, trình lãnh đạo Viện cán bộ của Viện đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chính trị, tham quan học hỏi kinh nghiệm trong và ngoài nước.

Yêu cầu vị trí:  Tốt nghiệp Đại học, Được đào tạo thêm để phù hợp với vị trí.

* Chuyên vn phụ trách kế hoạch(01-2 người): theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế, sản xuất kinh doanh của Viện.

 Nhiệm vụ:

- Chuẩn bị các thủ tục ký kết hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng;

- Tập hợp mẫu biểu Lập và theo dõi kế hoạch công tác của Viện, lập bảng biểu, hồ sơ về lập và theo dõi công tác của Viện để phục vụ cho công tác quản lý của Viện và các cấp, các ngành;

- Theo dõi, tổng hợp, lập báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, thực hiện công tác nghiệm thanh quyết tóan các hợp đồng kinh tế của Viện thực hiện;

- Lưu trữ và quản lý các hồ sơ về hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu thanh quyết tóan và thanh lý hợp đồng do Viện thực hiện. Lập bảng tổng hợp theo dõi tình hình thực hiện các HĐKT (tiến độ thực hiện, tiến độ thanh tóan, các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện HĐ...);

- Soạn thảo các thủ tục pháp lý có liên quan đến các HĐKT để phòng trình BLĐ phê duyệt như: ủy quyền, công văn giấy tờ giao nhiệm vụ, quyết định bổ nhiệm chủ nhiệm dự án, ...

- Cấp phát hồ sơ pháp lý, các văn bằng chứng chỉ của Viện cho các đơn vị;

- Thực hiện công tác nghiệm thu, thanh quyết toáncác hợp đồng kinh tế của Viện thực hiện;

- Thực hiện hồ sơ đấu thầu các gói thầu liên quan đến tưvấn,chuyển giao công nghệ và các thủ tục cần thiết có liên quan;

- Tham gia các hợp đồng, dự án do phòng TH thực hiện theo sự phân công của Ban lãnh đạo Viện;

- Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của phụ trách phòng.

            Yêu cầu- Tốt nghiệp Đại học, chuyên ngành thuỷ lợi hoặc xây dựng; Có sức khoẻ tốt; Cần cù, chịu khó, có trách nhiệm.

2.2.3.3  Bộ phận hành chính:2 người (1 phó trưởng phòng 1chuyên viên)

a.  Nhiệm vụ:

* Về Hành chính - quản trị:

 - Công tác bảo vệ, thanh tra, khiếu nại tố cáo, dân quân tự vệ, an toàn phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi trường, bảo đảm cảnh quan trong Viện;

- Các công tác về hành chính văn thư, lưu trữ, lễ tân, khánh tiết;

- Quản lý cơ sở vật chất, đất đai, trụ sở nhà làm việc, tài sản, phương tiện, hệ thống điện, nước, điện thoại, internet  và các tài sản khác của Viện; đảm bảo phương tiện làm việc của Ban lãnh đạo Viện và khối chức năng.

* Về Quản lý đầu tư và xây dựng

- Tham gia quản lý đầu tư và xây dựng của Viện;

-Xây dựng kế hoạch trình Viện trưởng và thực hiện công tác sửa chữa xây dựng nhỏ khi được duyệt;

-Quản lý và thực hiện mua sắm các thiết bị, tài sản phục vụ công tác quản lý của Viện.

*Cán bộ văn thư lưu trữ(01 người):

Nhiệm vụ:

Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởngphòngphụ trách hành chính quản trị;

- Vệ sinh và phục vụ nước cho phòng Viện trưởng và các phó Viện trưởng;.

- Phục vụ, tiếp khách.;

- Lo thủ tục giấy đi đường, giấy giới thiệu cho các cán bộ đi công tác theo các dự án ký qua Viện (các phòng đăng ký trước 15 giờ hàng ngày).

- Lấydấu, đi nhận công văn giấy tờ của Viện KHTLVN và Công ty XDCGCNTL;

- Phô tô, theo dõi và chuyển các công văn giấy tờ, thông báo đến Ban lãnh đạo Viện và các đơn vị (1 ngày đưa công văn 1 lần đến các phòng vào cuối buổi sáng, trường hợp công văn đến khẩn cấp các phòng cử người đến lấy), phô tô, in ấn tài liệu cho BLĐ;

- Làm các tạm ứng, thanh toán về điện, nước, điện thoại, hiếu hỷ của Viện;

- Thông báo họp và các thông báo khác của Viện thủy điện và năng lượng tái tạo và Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam (có liên quan đến Viện) đến các bộ phận khác thuộc Viện.

- Quản lý và sử dụng máy phô tô copy, máy FAX, hàng quí tính nợ phô tô, máy fax cho các bộ phận chuyển đồng chí Trang làm thông báo;

- Sao y bản chính các văn bằng, chứng chỉ của Viện, chuyển phát nhanh cho phòng và Ban lãnh đạo Viện;

- Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của Lãnh đạo phòng.

            Yêu cầu của nhân viên văn thư: 

            - Có trình độ từ  Trung cấp trở lên, chuyên ngành văn thư lưu trữ;

            - Có sức khoẻ tốt;cần cù, chịu khó, thật thà, có trách nhiệm.

2.2.3.4 Tổ bảo vệ :Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phụ trách hành chính quản trị.

a. Tổ trưởng:

Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởngphòngphụ trách hành chính quản trị;

- Thực hiện và chịu trách nhiệm công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn về người và tài sản trong cơ quan trong ca trực;

- Hàng tháng đọc số điện (vào ngày 20 hàng tháng) cho các bộ phận theo công tơ và chuyển kịp thời cho đ/c Trang tính toánphân bổ;

- Theo dõi, phụ trách điện, nước, vệ sinh và sửa chữa nhỏ của Viện;

- Hàng ngày kiểm tra và nhận công văn, giấy tờ, thư... từ hòm thư của Viện chuyển cho phòng TH.

- Tiếp nhận các văn bản đến của Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo trong thời gian ngoài giờ hành chính (trong ca trực). Đối với các văn bản có dấu "hỏa tốc", "thượng khẩn", "khẩn" thì  nhận văn bản phải ghi số văn bản trên bao bì, tên cơ quan gửi và báo ngay cho Ban lãnh đạo Viện để xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn Thư Viện vào đầu giờ sáng làm việc ngày hôm sau;

- Tìm hiểu nguyên nhân và thời gian cắt điện và sự cố điện (nếu có) báo cho các đơn vị khi đến phiên trực.

b. Cán bộ bảo vệ:

-  Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị và tổ trưởng tổ bảo vệ;

-  Thực hiện và chịu trách nhiệm công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, an toàn về người và tài sản trong cơ quan trong ca trực.

- Hàng ngày kiểm tra và nhận công văn, giấy tờ, thư... từ hòm thư của Viện chuyển cho phòng TH;

- Tiếp nhận các văn bản đến của Viện Thủy điện và năng lượng tái tạo trong thời gian ngoài giờ hành chính (trong ca trực). Đối với các văn bản có dấu "hỏa tốc", "thượng khẩn", "khẩn" thì  nhận văn bản phải ghi số văn bản trên bao bì, tên cơ quan gửi và báo ngay cho Ban lãnh đạo Viện để xử lý. Các văn bản còn lại, bàn giao cho Văn Thư Viện vào đầu giờ sáng làm việc ngày hôm sau;

- Tìm hiểu nguyên nhân và thời gian cắt điện và sự cố mất điện (nếu có) báo cho các đơn vị khi đến phiên trực.

c. Yêu cầu: 

            - Tốt nghiệp PHTH;

            - Có sức khoẻ tốt;

            - Cần cù, chịu khó, thật thà, có tráchnhiệm.

2.2.3.5 Tổ phục vụ:Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị và sự quản lý theo dõi của Ban kiểm tra trong ban chấp hành Công đoàn Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo.Cơ cấu gồm có 2 người

a. Tổ trưởng:

-Tập hợp số lượng suất ăn hàng ngày từ các phòng;

-Hàng ngày tạm ứng tiền tại phụ trách tài chính của Ban chấp hành công đoàn Viện để đi chợ cho ngày hôm sau;

-  Đi chợ và lên thực đơn cho bữa ăn theo như định mức Viện qui định;

-Sau khi đi chợ về báo cho phụ trách đời sống của Ban chấp hành công đoàn Viện kiểm tra thực phẩm trước khi chế biến món ăn;

- Chế biến thức ăn đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm; an toàn công tác cháy nổ tại nhà bếp trong quá trình thực hiện chế biến thức ăn;

- Quản lý và sử dụng trang thiết bị tại bếp ăn do Viện giao cho phòng KHTH;

- Trình phó trưởng phòng phụ trách về mua sắm, thanh lý trang thiết bị, dụng cụ nấu ăn của nhà bếp trước khi trình lãnh đạo Viện;

b.Cán bộ nấu ăn: 01 người:  

Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị và tổ trưởng tổ nhà bếp.

- Cùng với tổ trưởng chế biến và nấu bữa ăn trưa, nước uống cho các phòng.

c. Yêu cầu: 

            - Tốt nghiệp PHTH;

            - Có sức khoẻ tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm;

            - Cần cù, chịu khó, biết thu xếp công việc gọn gàng, sạch sẽ.

2.2.3.6 Tổ xe: Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị. Tổ xe và người sử dụng xe hoạt động theo “qui chế tạm thời về sử dụng xe ô tô của Viện Thuỷ điện và năng lượng tái tạo”

a. Tổ trưởng tổ xe:Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị.

            - Quản lý, sử dụng, bảo vệ xe ô tô của Viện phục vụ công việc hành chính của Viện và các đơn vị trực thuộc Viện;

            - Các đơn vị có nhu cầu sử dụng xe ô tô đăng ký trực tiếp với Phó trưởng phòng phụ trách, không vận hành xe khi có sự điều hành trực tiếp từ các đơn vị của Viện (trừ ban lãnh đạo Viện);

            - Chỉ được vận hành xe khi đủ điều kiện an toàn về xe ô tô và được sự đồng ý của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính của Viện. Trong trường hợp lãnh đạo Viện điều hành trực tiếp thì bắt buộc phải báo lại cho Phó trưởng phòng phụ trách;

            - Cuối hàng tháng phải thanh toán hành chính phí tháng trước và tạm ứng hành chính phí tháng sau do xe mình quản lý; thanh toán và báo nợ xe cho các công trình mà xe mình phục vụ và yêu cầu các cán bộ trong tổ xe thực hiện theo đúng quy định;

            - Tạm ứng kinh phí xăng xe đi công tác cho các đơn vị thông qua các HĐKT;

            - Tư vấn, giúp Phó trưởng phòng phụ trách kiểm tra xe, công tơ chạy của các xe do Viện quản lý;

            - Cùng phân công lịch chạy xe cho các cán bộ của Tổ.

 b. Các tổ viên của tổ: Chịu sự quản lý, điều hành, phân giao nhiệm vụ trực tiếp của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính quản trị và tổ trưởng tổ xe.

- Quản lý, sử dụng, bảo vệ xe ô tô của Viện giao cho cán bộ quản lý phục vụ công việc hành chính của Viện và các đơn vị trực thuộc Viện;

- Chỉ được vận hành xe khi đủ điều kiện an toàn về xe ô tô và được sự đồng ý của Phó trưởng phòng phụ trách hành chính của Viện. Trong trường hợp Lãnh đạo Viện điều hành trực tiếp thì bắt buộc phải báo lại cho Phó trưởng phòng phụ trách;

            - Cuối hàng tháng phải thanh toán hành chính phí tháng trước và tạm ứng hành chính phí tháng sau do xe mình quản lý; thanh toán và báo nợ xe cho các công trình mà xe mình phục vụ

c.  Yêu cầu vị trí:  Bằng cấp lái xe ô tô hạng II trở lên.

 

 

 

 

 

Download tại đây

 

 

TOP